생산성 연구소 11. 업무 효율성 (목표와 비전)
업무 효율성은 작업을 하는 데 있어 큰 골치이자, 반드시 해결해야 할 과제이다. 아무리 많은 시간을 쏟아도 지지부진하면 업무에 차질이 생기고, 의욕도 반감된다. 지금 내가 하는 업무라고 해봐야 아주 단순하다. 나는 회사에 들어가 생산을 하지 않고 있기 때문에 주 업무는 경험과 학습이다. 분명 내가 어떤 학습 방법을 채택하고 (INPUT), 어떻게 경험과 학습하는지(a)를 효율적으로 선태해야 한다. 그러나 이번 글은 제 3의 변수 업무 효율성에 대한 것이다.
OUTPUT = [{INPUT ㅁ (업무 효율성) a (경험과 학습)} + {INPUT ㅁ a} + {INPUT ㅁ a} + … k (시행횟수)]
OUTPUT은 이 같은 함수로 되어있다. ㅁ에 어떤 기호가 들어가야 가장 최상의 OUTPUT이 나올 수 있는지 최적화 하는 것이 바로 업무 효율성에 대한 고민이다. 지금 나의 실력이 변변치 않다면 a에 들어갈 숫자는 1을 조금 넘는 정도일 것이다. 만약 a가 1.1이라면 ㅁ가 곱셈일 때보다 덧셈일 때가 결과값이 더 커질 것이다. 하지만 궁극적인 OUTPUT 증가량은 미미할 것이다. ㅁ에 뭐가 들어가든 절대적인 수치 자체가 작기 때문이다.
하지만 과정을 반복할수록 나는 더 양질의 자료를 찾게 될 것이고, 더 풍부한 경험, 더 나은 학습을 경험할 것이다. 그렇다면 INPUT과 a는 증가한다. 하지만 ㅁ가 여전히 +에 머문다면 어떻겠는가? a가 2만 넘어도 덧셈과 곱셈의 차이는 기하급수적으로 벌어진다. +2는 열 번 해도 20인데 반해 x2 열 번은 1024이다. 따라서 업무 효율성 개선과 최적화는 장기적으로 막대한 승수효과를 낳는다. 그렇기에 반드시 고민해야 하는 문제이다.
최근들어, 아니 꽤나 전부터 업무의 효율성이 낮다는 생각이 들었다. 시간은 분명 많이 쏟고 있는데 어째서 진전이 없는걸까 고민해봤다. 그리고 그에 따라 업무 효율성을 높일 수 있는 방안을 생각해봤는데 그것들은 앞선 글들에서 적었던 것과 일맥상통하며 이번 글은 그것을 정리해 놓은 것이다. 업무 효율성이 낮은 데에는 다양한 이유와 그에 따른 다양한 해결책이 있다. 그러나 글 하나에 모든 걸 서술할 수는 없기 때문에 한 가지에 집중하려 한다. 바로 결과물에 대해서다.
업무 효율성이 낮은 이유는 내고자 하는 결과물이 명확하지 않기 때문이다. 어떤 업무를 할 때 그 목적과 그로인해 얻고자 하는 구체적인 결과물이 명시가 되어있지 않기 때문에 갈팡질팡한다. 이는 예전에 결과 중심 학습법이라는 이름으로 설명한 바 있다.
[비전과 목표]
더 구체적으로 파고들면 비전과 목표를 구분하지 않고 혼동한 게 문제다. 비전은 이 업무가 장기적으로 바라봐야 할 방향성이다. 비전은 물론 중요하다. 나의 많은 업무들이 비전을 토대로 시작한다. 비전은 생각하지 않을 수 없다. 뻗어나가는 상상력을 무슨 수로 붙잡겠는가? 비전은 또 업무의 큰 동기부여 수단이다. 나는 비전이 없는 일은 물안경 없이 수영하는 것처럼 불안해서 도저히 견딜 수가 없다.
하지만 문제는 그 비전을 목표로 해서 작업을 하는 것이다. 목표는 비전과 다르다. 목표는 구체적으로 내가 도달해야 할 지점이다. 서울부터 부산까지 가고 싶으면 부산은 비전이다. 하지만 전철역, 서울역, 기차 플랫폼, 부산역 등은 목표이다. “난 부산으로 갈거야.”라는 건 어떠한 구체적인 지시도 할 수 없다. 부산 어디를 어떻게 간다는 말인가? (물론 이 둘을 다음과 같은 개념으로 정의한 것은 순전히 주관적인 편의성에 의함이다.)
따라서 업무 효율성을 증진하고 싶다면 비전과 목표를 구분하고 비전에 따라 구체적인 목표를 설정하는 것이 이롭다. 비전으로 가는 길을 잘게 쪼개 단기간에 이룰 수 있는 목표를 추구하는 것이다. 이는 이전 글에서 설명한 빵가루 전략하고 이어진다. 목표는 명확하게 지금의 내가 가야 할 장소를 명시해주고, 비전까지 가는 길에 의욕을 잃지 않도록 고무시켜준다.
[목표의 요건]
목표는 무엇인가. 목표는 비전으로 가는 길을 잘게 쪼개 가시적이고 구체적인 이정표를 놓는 것이다. 목표를 완수하다 보면 비전에 도달 할 수 있다는 믿음이 필요하다. 이런 목표에는 다음과 같은 요건이 있다. 이 요건은 SMART 목표 계획법과 STICK!에 나온 내용을 토대로 내가 구상한 것이다.
- 단순/명확성
- 측정 가능성
- 달성 가능성
- 기한 유무
- 가시성
목표는 STICK에서 주장하는 바와 같이 아주 단순하고 명확해야 하며 구체적인 행동을 지시할 수 있는 “리드”가 되어야 한다. 단 하나의 문장으로 모든 의사결정이 가능하도록 만들어라. 또한 목표는 측정이 가능해야 한다. 측정이 가능하다는 말은 성공의 유무를 확실히 확인할 수 있고, 데이터를 통해 확인할 수 있는 목표를 설정해야 한다는 말이다. 또, 목표는 달성 가능해야 하기 때문에 허무맹랑하거나 모호하게 설정해선 안 된다. “책을 읽는다.”는 목표가 될 수 없다. “~책을 ~페이지 읽는다.”가 목표다. 또 무기한으로 설정하면 목표가 될 수 없다. 지키지 못 하더라도 목표는 반드시 기한이 존재해야 한다. 적어도 왜 그 기간 내에 못 지켰고, 그것이 얼마나 시간을 소요하는 지 알 수 있다. 마지막으로 목표는 가시성이 있어야 한다. 목표는 실제적인 결과물을 내는 것으로 설정되어야 한다. “~배우기”는 목표가 아니다. “~배워서 ~하기”가 바로 목표다.
비록 주관적인 조건이지만 나는 업무 효율성에 대한 내용과 목표와 비전, 목표의 요건 등이 많은 이들에게 적용될 수 있는 이론이라 생각한다. 이 글을 그대로 적용할 수는 없더라도 각자 상황에 맞게 변형한다면 큰 도움이 되리라 믿는다.